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管理制度

物业接管验收和业主入住工作流程(2018-12-15)

文字:[大][中][小] 2017-8-15    浏览次数:2031    


一、物业接管验收的基本条件

 

1.建设工程全部施工完毕,并经竣工验收合格

1)全部施工完毕,是指工程范围不仅是房屋的主体工程,而且也包括房屋的附属工程,以及设计规定应与主体工程同步效验的配套项目(不得漏项、甩项)。住宅小区内分期建设的工程项目,可以分阶段组织验收、交接,但公用项目未竣工不得影响前期已接管工程的正常使用。

2)竣工验收合格,是由建设单位会同施工单位及有关专业主管部门,按照国家建筑验收规范及其他专业质量标准,进行工程竣工验收,由验收部门对工程项目进行检查、考核、鉴定,取得数据资料、凭证,证明符合标准,工程合格,呈报批准通过。

  

2.供电、采暖、给排水、卫生、道路等设备和设施能正常使用

即要求供水、供电、供气等设施正常运转,做到电通、水通、气通、路通(高级住宅还要求电话线路进户,电视信号到位,安全技防网等),并做到:雨污水排放畅通;废弃物处理的落实;绿化面积达标;房屋配套齐全;设备功能完备,满足业户生活必需的要求。

3.房屋幢、户编号已经有关部门确认

即要求建设单位在房屋竣工验收前,应同当地公安部门联系,确认幢、户编号,提前申领门牌,并安装到位。以免业户入住后,无法申报户口、入托入学、就业安置、邮电通信等;也避免幢、户编号不清,给产权登记、物业管理、房产交易带来后遗症。




二、物业接管验收应检索提交的资料


在物业接管验收前,建设单位应将有关产权资料和技术资料系统整理,分类立卷,在验收时交物业管理单位归档保管,以适应产权管理、维护保养的需要。


1.产权资料

1)什么是产权资料。

房地产的产权资料是国家房地产管理部门依法对各类房地产进行管理的依据;是房地产管理部门确认产权、税务部门依法征税、司法部门处理产权纠纷的必要凭证;也是产权人参与房产租赁、交易、抵押的必要凭据。物业管理企业将以产权资料为依据,收取或分摊有关费用,行使管理职能,防止发生私拆、乱改、违章搭建,损坏房屋结构和公共设施等行为,维护公有设施、共有部位和绿地不受侵犯,维护广大业主的权益。

2)接管验收时检索提交的产权资料主要有:

⑴项目批准文件;

⑵用地批准文件;

⑶建筑执照;

⑷拆迁安置资料;

⑸房地产平面图。


2.技术资料

1)技术资料是房屋接管验收时对房屋进行质量检验的依据。物业管理单位在接管验收时必须根据有关技术资料来进行检验;

△房屋结构、管线布置是否按设计要求施工;

△工程质量、装修标准是否符合验收标准;

△建房用的各类材料是否符合设计要求;

△建房各项附属设施的数量、性能、规格、型号及安装是否符合技术文件的要求。

(2)接管验收时应提供的技术资料主要有:

△竣工图――包括总平面、建筑、结构、设备、附属工程及隐蔽管线的全套图纸;

△地质勘察报告;

△工程合同及开工、竣工报告;

△工程预决算;

△图纸会审记录;

△工程设计变更通知及技术核定单(包括质量事故处理记录);

△隐蔽工程验收签证;

△沉降观察记录;

△竣工验收证明书;

△钢材、水泥等主要材料的质量保证书;

△新材料、构配件的鉴定合格证书;

△水、电、采暖、卫生器具、电梯待设备的检验合格证书;

△砂浆、混凝土试块试压报告;

△供水、供暖的试压报告;

△园林绿化的图纸和清样;

△设备清单、安装调试记录、使用注意事项说明、质保书和保修单;

△有关工程项目的其他重要技术决定和文件。

上述技术资料中,竣工图是一份尤其重要的资料。竣工图是全面、真实地反映各种地下、地上建筑物、构筑物、管线、电缆等施工最终情况的技术文件(图纸、资料)。它是工程接管验收后,物业管理企业进行房屋保养、维修、改建、扩建的重要依据。


绘制、整理竣工图时,在保证完整、准确的原则基础上,可根据不同情况,区别处理:凡严格按施工图施工,对原设计未作任何变动的,由施工单位在原施工图上加盖“竣工图”印记,作为竣工图;凡在施工中对原设计作过一般性变更,又能将原施工图作修改补充后改为竣工图的,可不必另绘竣工图,但须由施工单位在原施工图上标明修改部分(需附上设计变更通知和施工说明),再加盖“竣工图”印记才能作竣工图;凡结构形式、平面布置、生产工艺、体形体量等有重大改变者,均须重新绘制竣工图。如果竣工图不准确、不完整、不符合归档要求者,不能办理接管验收手续。


三、物业接管验收交接双方的责任


在接管验收的整个过程中交接双方均应严格执行国家建设部批准的《房屋接管验收标准》(ZBP3001900)的有关规定,明确各自应承担的责任,协调配合,加快接管验收进度。


1.接管验收的程序和时限

⑴建设单位在完成竣工验收后,应及时提出接管验收申请,并同时提交有关物业的产权、技术资料;

⑵物业管理单位在接到验收申请和产权、技术资料后,应立即组织有关管理、技术人员进行审查,对资料清楚、符合要求、具备接管验收条件的,应在 15 天内签发验收通知并约定时间进行验收;

⑶交接双方共同清点房屋、设备和附着物,按验收标准,查验物业质量并做好书面记录,并由双方主办人员会签;

⑷经检验符合要求,物业管理部门应在七天内签署验收合格凭证和文件;

⑸验收不合格的项目,双方协调处理办法,并商定时间复验,建设单位应按约返修合格,再申请复验,复验通过,再办合格凭证和接管文件;

⑹新建房屋一经接管,建设单位或开发商应在三个月内办理入户手续和租赁手续,逾期不办者,应承担因房屋空置而产生的经济损失和事故责任。


2.交房方的责任

⑴接管前,建设单位必须狠抓工程质量,落实公建配套,注重使用功能,完善资料管理,做好竣工验收。竣工验收合格后,妥善保管物业,尽快提出接管验收申请;

⑵在接管验收时,如发现不符合质量标准的工程项目,以及不具备使用功能的设备、设施应在双方商定的期限内加以解决,待先进人物符合接管验收要求后,再组织复验;

⑶在接管验收后,负责规定期限的保修;

⑷房屋接管交付使用后,如发生隐蔽性的重大质量问题,应由接管单位会同建设单位组织设计、施工等单位,共同分析研究,查明原因,如属设计、施工、材料方面的原因,由建设单位负责处理、解决。


3.接管方的责任

⑴按规定的期限要求落实时间,签署合格凭证和接管文件。无特殊理由,超过时限规定的,要承担责任;

⑵自房屋接管之日起,至住户入户时止,由接管单位(物业管理企业)负责看管,由于看管失职而发生人为损坏,设施被盗,由接管单位负责;

⑶房屋投入使用后,如使用不当、管理不善的原因造成设备和房屋损坏,由接管单位负责。


4.交接验收后的物业保修

⑴交接验收后的物业应落实保修事宜,物业管理单位与建设单位,应按照建设部 1984 3 3 日制定的《建筑工程保修办法(试行)》的规定签订保修实施合同,明确保修项目内容、进度、期限、方式等。

⑵建筑工程的保修期,自办移交手续之日起计算:

1.民用与公共建筑、一般工业建筑、构筑物的土建工程为 1 年;

2.建筑物的照明电气、上下水管会安装工程为 6 个月;

3.建筑物的供热、供冷系统为一个采暖、供冷期;

4.室外的上、下水设施和小区道路为 1 年。

⑶各种建筑物、构筑物和设备安装工程的保修范围如下:

1.屋面漏水;

2.烟道、排气孔、风道不通;

3.室内地坪空鼓、开裂、起砂、地砖摇动,有防水要求的地面漏水

4.内外墙及顶棚抹灰、面砖、墙纸、油漆等饰面脱落,墙面起碱脱皮;

5.门窗开关不灵,或缝隙超过规范的规定;

6.厕所、厨房、盥洗室地面倒泛水、积水;

7.外墙渗水、阳台积水;

8.水塔、水池及有防水要求的地下室渗漏水;

9.室内上下水、供热系统管道堵塞或漏水、漏汽、暖气不热,电器、电线漏电,照明灯具坠落;

10.室外上下水管道漏水、堵塞,小区道路沉陷;

11.钢、钢筋混凝土、砖石砌体及其他承重结构变形、裂缝超过国家规范或设计要求;

12.对在保修期内的保修项目,应由建设单位组织单位负责及时修好,保证质量,不留隐患。

⑷为了保证保修及时,交接双方可以根据具体情况协商采取下列方法:

1.建设单位委托物业管理单位负责包干保修,由建设单位一次性拔付保修费用,由物业管理单位包干使用,费用标准双方依据物业质量商定;

2.由建设单位一次性向物业管理单位预付保修金,同物业管理单位用于应急代修,保修期满,按实结算。保修金金额一般不低于当地直管公房每平方米建筑面积的年均维修费用;

3.由建设单位落实组建一支维修小分队,在保修期内,留驻在住宅小区,承担各项保修任务。


四、物业接管验收程序


1.工作程序

⑴开发商拟定《移交接管工作进度计划》,成立移交小组,任命专职移交人,并送达接管验收《通知书》,由物业公司备案;

⑵物业公司的“验收小组”,按《物业接管资料的移交》核对所接收的资料,在 15 日内签发验收回复函并约定验收时间,对其提供的建筑、设备、配件清册,逐项清查验收;

⑶物业公司验收小组同移交人对房屋质量、使用功能、外观质量、公共配套设、设备等进行接管验收;

⑷对未按设计要求配套到位,和不能正常运转的设备(包括水、电、暖等),物业提出整改意见,由开发商负责落实,直至合格;

⑸对验收中发现的质量问题,验收小组填写各类遗留问题统计表,约定期限由移交人负责整改,并商定时间复核;

⑹对单元内物件无明显不符合检验标准要求的房屋,由管理处接收钥匙。管理处对接管了钥匙的房屋承担保管责任,要避免人为损坏;对仍存在缺陷的房间待整改验收合格后再接管钥匙;

⑺业主入住时,由管理处楼管员陪同业主对室内进行全面细致的质量检查。对发现的质量问题由管理处整理后报告开发商,由其限令施工队逐项返修,经管理处或业主验收后清项;

⑻在保修期内,在使用过程中由业主或管理人员发现的,由于建筑施工或产品制造上的缺陷,报告开发商查验证实后,由其责令施工队更换或返修。

2.注意事项

⑴⑵⑶⑷⑸⑹

 

业主入住


一、业主收楼入住前筹备


1.确定时间

⑴竣工验收时间,即开发商向物业书面通知接管验收的时间;

⑵业主收楼时间,即售楼处向业主发出《入伙通知书》的时间。


2.健全管理处

⑴竣工验收前 3 个月,公司任命管理处主任,楼管员到位,组成管理处筹建班子,投入入住前的各项准备工作;其他人员根据工作进展需要,采取分步到位的办法,业主入住前半个月,管理处各类人员必须全部到位;

⑵竣工验收前 2 个月,物业公司工程技术人员、物业工程主管、消防中心值班人员(机电、给排水、电梯)进入现场,与机电安装工程人员一起,参与机电设备安装调试的监理工作,掌握所辖物业设备设施的基本情况和操作规程;熟悉楼宇结构、公共配套设施和设备,参加竣工验收,配合楼管员监督楼宇工程遗留问题整改工作;

⑶业主收楼前,管理处管理层人员全部到位,管理处挂牌办公;饮事员到位,食堂开伙;保安人员分批配齐上岗,负责对所接管的物业守卫工人作;保洁员分批上岗,开始对所辖物业环境和已接收房间的清洁工作;工程维修班组成立,人员配齐到位。


3.制定入住工作方案

管理处成立后,编写入住工作方案,包括以下内容:

⑴核实《物业管理方案》中拟定的管理处人员配备情况。

⑵根据实际情况,拟定入住后在加强治安、车辆管理在、垃圾清运等方面的配套改进意见或整改措施:

1.治安方面:

a.实行封闭式管理,24 小时保安值勤、巡逻;

b.楼内施工通道临时封闭,要求施工人员一律戴证通行,严禁“三无”人员进入,以避免造成事故隐患;

c.独立楼梯安装防护栏,防止行人不慎坠落;

d.购置灭火装置,进行突发性火灾的处置教育、演习;

e.向住户宣传安全防范知识,加强统一管理,群防群治,确保一方平安。

2.车辆管理:

a.增设区间道路标志;

b.报告交警部门,取得谅解,同意在公路边临时停车。

3.垃圾清运:

a.增设垃圾池(屋)或垃圾清运站等;

b.与环卫部门联系外运,同时签订一次性付款的永久性委托合同。

4.楼道灯:使用节能灯(如:温感、声控或触摸式),以节约后期日常管理开支。

⑶拟定管理处办公用房、值班室和员工食堂的装修方案。

根据《物业管理前期投入资金预算案》的采购计划,拟定分步购置计划。

⑷制定业主收楼入住流程。


4.准备入住资料

编写和印刷以下文件:

⑴《前期物业管理服务协议》;

⑵《房屋装饰装修管理协议》;

⑶《入伙通知书》;

⑷《业主公约》;

⑸《业主手册》;

⑹《商品房使用说明书》;

⑺《商品房质量保证书》。



 


5.协调工作

⑴与物业管理行政主管部门、物价局、供电局、自来水公司、供热公司、液化气公司、地名办和邮局、有线电视等单位搞好关系,保证住户入住后水电气等的供应,正常通邮、上网,解决业主后顾之忧;

⑵与电话局/公司联系电话安装事宜,争取现场放号,方便业主。

6.通知入住

提前一个月,通过登报或寄发《入伙通知书》等方式,其内容包括:

⑴《收楼流程》;

⑵《收楼须知》;

⑶《交费一览表》;

⑷《入伙手续单》。


七.入住时的环境布置

⑴外部环境:

1.入口处挂“欢迎您乔迁 XX 花园”横幅,插彩旗,营造热烈气氛;

2.插指路牌、道旗,由入口处到管理处,采用红底黑字或红底黄字;

3.入口处标明管理处办公地址和办公时间。

⑵管理处办公环境:

1.挂灯笼,飘小彩带,摆放花篮、盆景,给人以隆重、喜庆的感觉;

2.张贴醒目的《办理入住手续流程图》,由开发商财务部、售楼部,及物业公司组成“联合工作室”,做到“一条龙服务”,各窗口标识清楚,一目了然;

3.管理员着装整洁,精神饱满;

4.办公室内资料摆放整齐有序;

5.单元楼道装点一新,保安员礼貌服务;

6.安排专人带路;

7.物业经理拜访有关住户,送鲜花。


二、入伙期间业主接待


1.目的

通过与业主初次交往过程中周到热情、体贴、细致的服务,使物业管理企业在刚接管特定时即能建立良好信誉,塑造出亲人的形象,为物业管理工作的顺利开展铺路,也可为今后赢得广大业主的充分信任和长久支持打下坚实基础。


2.对象

入伙前后前来看楼或办理相关手续的业主。


3.接待人员配备与要求

接待人员配备视物业辖区面积,规模及入伙期间业主人流量而定。但在办理入伙期间内,应有专职入伙接待员数名,当业主较多时,管理处其他员工应作为机动预备人员分担接待工作。


对入伙接待员的具体要求:

⑴熟知与本物业有关的各种情况,包括物业的建筑结构方面的专业知识、本物业各种不同户型、辖区周边配套设施及未来规划、物业和绿化方案等;

⑵熟知与业主利益有关的多种情况,包括发展商的情况、业主与发展商易主纠纷的事宜、装修知识、业主与装修商易生的纠纷等事宜;

⑶了解现有业主的概况,包括年龄段、知识水平层次等;

⑷擅长沟通、热情大方、耐心细致。


4.接待工作内容

⑴管理处内应设物业人]概况的挂图或说明,管理公司的介绍及本物业员工工号、姓名、职位介绍等。

⑵设待客室,备茶点。

⑶具体程序:

(礼仪、态度略)

1.询问。

向业主询问需要的服务,其物业的具体情况,装修、入住的计划等。

2.交流。

就业主提供的情况和所需要的服务做进一步交流。提出建议,确认业主需要。

3.介绍。

适时地介绍管理公司构思与规划,并请业主参与意见;提醒与发展商交易中应注意的问题,及装修应注意的问题。必要时引领业主参观整个物业,同时介绍现已登记的业主年龄、知识层次,

让业主了解“邻里”概况。

4.引导。

引导业主参与构想物业管理方方面面的工作方案、落实措施,诚恳地请业主为自己的家大胆建议。


三、入住手续办理程序


为了使管理处按标准步骤准确无误地办理业主(住户)入住手续。特制定如下程序:


 

(1)业主(住户)需携带下列资料前往管理处办理入住手续:购房合同书、入住通知书、身 份证、工作证、出示原件,得多复印件留底,同时持指定银行存折办理管理费托收手续。如有业主委托他人办理应带资料:业主委托书、被委托人身份证及复印件以及上述所列资料;

(2)业主(住户)与管理处须签约的文件包括:《入住协议书》、《委托银行代收款协议书》、《住户情况登记表》、《业主公约》;

(3)业主(住户)领取钥匙、纪念品、《住户手册》等,并办理签收手续;

(4)由指定维修技术员陪同业主(住户)验房、抄录水电表底数并共同确认;

(5)业主(住户)验房后若提出质量问题,由业主(住户)填写《返修申请表》,管理处加签意见后,由管理处协助开发商进行工程质量问题的返修工作;

(6)如开发商或施工单位将工程质量问题委托管理处返修时,双方须签字确认;

(7)对租赁管理处所属商业房的顾客,须与管理处签订租赁合同,并提供营业执照、负责人和工作人员的身份证复印件;

(8)租用受托管的写字楼、商场的顾客或公司,凭与业主签订的租赁合同到管理处签订管理协议书,并提供营业执照、负责人和工作人员身份证复印件。

 

业主入住管控程序

 

1. 目的

通过对业主入住过程的控制,确保顾客满意。

2. 范围

适用于公司管理的住宅楼宇、别墅入住过程的管理。

3. 职责

3.1 客户服务中心

1)负责整个入住过程的策划、组织、分工安排。

2)负责办理业主入住手续的具体实施。

3)负责入住资料分类、装订、归档。

   3.2  财务部

负责各项费用的收取。
3.3工程维修部

负责房屋遗漏工程的整改,并对相关问题相施工单位发放《房屋整改单》进行改进、纠正、预防措施的实施。

4. 工作程序

4.1 入住准备

1)客户服务中心主管负责业主入住工作的安排和策划,并编制具体《业主入住工作人员分工计划》。

2)相关人员根据计划安排,做好以下准备工作。

1】草备齐入住前的所有文字资料,具体见《业主入住资料清单》。

2】对入住手续办理场地的安排、布置。

3】组织各岗位人员进行专业培训,岗位分工、明确注意事项。

4】客户服务中心通过准备,要确保做到对业主提供一条龙服务,为业主节省时间,保证办理入住手续简捷方便。

4.2 入住过程

1)入住工作流程:

验证、交款(房地产)→→填写业主资料 →→验房 →→缴费 →→领取钥匙并托管钥匙 →→领取相关资料

1】验证:查验业主身份、购房合同,确认业主身否属实。

2】请业主填写《业主资料登记表》,补签《业主临时公约》,并签署《消防责任协议书》。

3】验房:物业工程人员陪同业主验房时填写好《房屋验收交接表》,同时做好《闭水试验表》的填写,如发现房屋工程质量问题及时填写《房屋遗漏工程记录表》交施工方相关人员,对照此表及时整改,达到业主满意。

4】财务部负责收取各项入住费用。

5】业主,领取钥匙填写《业主钥匙、资料、物品签收记录表》同时办理钥匙托管手续签署《钥匙托管书》。

6】业主领取《业主手册》《房屋质量保证书》《住宅使用说明书》、《装修管理规定》,办理临时业主证、车辆出入证,业主在《业主钥匙、资料、物品签收记录表》上签字确认,交房手续完成。

2)客户服务中心负责业主资料归档、分类、装订。

5. 相关文件

1 《业主公约》

2 《业主手册》

6. 记录

1 《房屋验收交接表》

2 《业主资料登记表》

3 《业主钥匙、资料、物品签收记录表》

4 《车位租用申请表》

 

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