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会议接待服务

江风山月 | 做好会务服务,我们未曾止步(2019-7-29)

文字:[大][中][小] 2019-8-7    浏览次数:1417    

 当前高校在学术研究、科研合作、成果转化等方面举办会议日渐频繁。每场会议的召开必定少不了会务保障人员的身影,然而会务工作十分繁杂琐碎,从会议的预定接待开始到会议结束后的会场整理,每一个环节都包括诸多细节,今天我们就来了解下会议的幕后工作者是如何完成每一场会议服务工作的。

 


清晰了解会议需求

   清晰了解业主、客户的会议需求,是我们提供好会务服务的前提。因此,江风山月物业要求会服人员认真重视,并做好以下几项工作:

1.详细登记会议时间、会议规模、参会人数、会议室;

2.详细询问会议需求,如:会议主题、桌签、会议设备、会议纸/笔等;

3.详细询问会务需求,如:会议条幅、水牌、台型要求、会议用茶等。


 

▲会场沟通

 

细心做好会场布置      

会场布置主要包括以下方面:

1.会议物品的准备;

2.水牌摆放;

3.条幅悬挂;

4.旗帜摆放;

5.会议摆台;

6.会议椅摆放;

7.信笺、笔摆放;

8.茶杯的摆放;

9.桌签的摆放;

10.会议音响设备的调试;

11.果盘的摆放;

12.绿植摆放等。

 


▲会场整理


 

▲会务人员正在调整话筒高度,用手丈量每一个话筒,确保高度统一

  

 

▲物品摆放


 


▲话筒调试

 

桌面物品摆放标准要求

1.话筒高度统一;

2.话筒与桌签、茶杯摆放成一条直线;

3.茶杯杯柄与桌面呈45︒;

4.信笺与笔正向摆放;

5.铅笔提前削好,笔尖长度统一;

6.纸巾盒摆放成一条直线;统一将纸巾叠成45︒角。

茶杯续水操作规范:(以瓷杯为例)


 

1步:右手的小手指和无名指将杯盖轻轻夹起

2步:右手拇指与食指捏住杯柄,中指伸直抵住杯柄

3步:续水8分满,杯柄成45︒放好茶杯。右手小手指和无名指轻夹杯盖,放置杯身,留5毫米左右空隙,便于茶香飘逸

4步:右手做出请的手势,示意已将茶水续好,请慢用。(未免打扰到参会者的思路,会服人员应尽量使用手势语言进行服务)

 

会中服务规范

会服人员会中服务操作规范:

1.业主、客户使用话筒时,视情况调节音量大小;

2.主席台领导半小时不喝茶,视情况更换;

3.每20-30分钟为参会者巡回补充茶水一次;

4.领导开始讲话,则应停止一切茶水活动 。

 

▲会服人员现场服务



▲会服人员现场服务


 

▲会服人员日常培训


会后服务规范      

会后服务规范内容包括:

1.检查会场。检查内容主要包括:

1.1检查有无参会者遗留的物品及文件;

1.2如发现有遗留物品及文件,及时送交会议主办方。

2.整理用品及清洁卫生。主要工作包括:

2.1整理会场;

2.2将茶叶倒入垃圾捅,点清茶杯数目,清洗保存;

2.3会场剩余物品点清数目汇报主管领导;

2.4做好卫生清理工作。

3.检查设施设备。检查内容包括:

3.1对照明、音响、桌椅、门窗、地面、空调、消防栓、灭火器等进行检查,发现问题及时上报维修;

3.2关闭会议室照明、音响、话筒、投影仪、电脑、空调及门锁,注意检查现场安全。

 

 

   江风山月会务部每年的会议接待量都在一千场次以上,2019年上半年的会议保障服务达500多场。会务服务最考量会服人员的耐心细致,江风山月物业以业主、客户的感受作为结果导向,反观各个服务细节,提炼、总结成标准化手册。我们不断苛求自己,只为带给您更好的会务服务体验。

   

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