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会议接待服务

江风山月 | 会议预定接待服务让校园工作会议即便捷又高效(2019-12-31)

文字:[大][中][小] 2019-12-31    浏览次数:1898    


2019年由江风山月物业提供的会议预定服务工作,在“会议、活动预订管理数字系统”的平台上总共为科大东、西、中、南四个校区的50间自助式公共会议室提供了会议预订19426场次,同时为党政办公室管理的大型主要会议室进行电话预订和现场预订共计433场次,三种预定模式提供的会议室预定服务合计19859场次。会议室资源利用率达到最大化,也正在满足越来越多的校园会议需求。

 


工作节奏越来越快的当下,在行政办公一块,对会议效率及质量要求也随之越来越高;如何让会议室资源利用最大化,满足越来越多的会议需求?如何让远程会议流畅沟通,保证会议质量?如何提升会服质量,让会议开展更顺畅?这都是大家关心的问题。 


 

(2019年科大校园会议室预定数据统计)

早在2012年的科大校园里,由我们引进的“会议、活动预定管理数字系统”很好的解决了这一难题,他将线上预定,线下会议室管理以及现场会议服务整个会议服务流程无缝对接起来,形成了高效、便捷、快速、集约化的会议模式。


(会议室、活动场地总接待处)


本着服务至上的原则,7年来我们每天有专人负责预定事宜,24小时不间断服务,严格按照预订流程,及时处理会议室预定平台上的会议预订订单。当平台上有预定消息的时候,我们都会积极和预订人进行预订事项的沟通,第一时间致电了解预订的需求。

(会议室设备调试)

此外,为了提高会议预定服务的良好体验感,我们还进行定期的会议室的具体情况核实,记录每间会议室的的面积、容纳人数、投影音响、空调等细节情况,以便于第一时间解答预订者提出的问题,为校内师生预订会议室时提供参考,使预订工作得到顺利进行。


(会议室设备调试)

(会议室日常巡检)

在做好平台预定、现场和电话预定工作的同时,会议预定服务同时承接各个服务点及各个公共会议室的投影、音响等设施设备的维修报修服务,达到集中处理,及时解决,让会议室24小时充分高效利用。

(公共会议室保洁服务)

(会议室维修服务)

2019年我们为公共会议室进行设施设备维修402次,其中包括卫生间的门窗、下水管道、空调、电扇、照明、开水器、电梯、插座、门锁、排气扇、感应器等等一系列的维修问题,公共会议室的音响、投影设施设备全年报修总计57次,包括投影、话筒、音响、幕布、显示频、数据连接线、桌椅等等一系列的维修问题,我们一一解决。


 

(会议现场茶水服务)


优化资源,节约时间是提高办公体验度,增加效率的最终目标。会议预定平台很好的将校内会议室资源进行优化和整合,为校园师生们很好的解决了一部分零零碎碎的事务性工作,在提高效率的同时,大大节省了时间。2020年我们将一如既往的服务好校园师生,不断优化会议预定平台,做好公共会议室的日常管理及会议服务工作,让您们感受到更加便捷的会议服务体验。

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