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会议接待服务

锁定服务细节,提升会议室服务质量(2021-4-10)

文字:[大][中][小] 2021-4-10    浏览次数:914    

   为高效、科学、有序的管理好学校公共会议室,单位依照专业化、标准化、职业化的原则,将目光锁定在公共会议室管理与服务的各个细微处、锁定在日常工作的每一个细节上。我们对接待、使用、管理,以及维护加强进一步的规范化建设,以此来提升服务校园师生会议的质量。


   目前,我们分管的会议室有37间,其中东校区35间,中校区2间。会议室共分为2种类型,一是重点保障性会议室,主要有东活五楼国际会议厅、水上报告厅、东区大礼堂、理化大楼东三和西三报告厅、物质科研楼三楼会议厅、一楼会议厅等。此类会议室主要由学校党政部门和校级重要会议召开时使用。二是自助式会议室。主要分布在东区和中区的各个楼宇里,如:物理学院行政楼210、管理科研楼801会议室等,面积都在150平米以下,主要为各所在楼宇院系就近使用。针对不同类型的会议室,我们开展了不同的服务质量提升措施。


规范化建设之会议室可视化管理

   首先我们对重点保障性会议室加强了可视化管理。重点保障性会议室,区域位置相对独立,空间面积较大,因此我们在主出入口,通道,侧厅等区域放置会议室简介、入场须知等。对场馆座位数,预订情况,可摆放的形状(U型会场或报告式)、可容纳人数、配套设备情况、场馆责任人、预订使用途径、可满足的使用需求、管理单位、服务单位等进行张贴提示。



 

  其次对中控设备使用和操作进行可视化展示。我们对无线手持、头戴、有线鹅颈、电容扩声等话筒、设备连接线路、外来设备连接调试等进行规范理,借用、连接、测试、维修等均建立表格,签字确认后存档备查。

 

  自助式会议室,由于区域位置相对拥挤,空间面积较小,在会议室内区域我们张贴会议室简介、入场须知、消防疏散图、座位图,告知师生使用、管理、维保途径、责任联系人信息等。对自主会议室常用的各类遥控器、开关控制器等设置专用收纳盒和放置区,方便师生第一时间使用。





规范化建设之公共会议室的服务标准提升

   在会议接待方面还是以精准定位服务的需求为主要的提升标准。根据会议的内容、参加人数、出席嘉宾等因素,进一步优化和提升相应的接待等级制度,预定初始即做出相应的划分,并向对应服务于会议的部门发送接待保障要求。好的环境也决定了会议的质量,我们对会议室保洁和秩序维护员,依据会场情况加强保洁频次,和安全维护级别。工程方面加大社备维护,每周巡查三次照明、供电、门窗、桌椅等。对重要会议,会前工程指派人员对照明、空调、供电、电梯进行检查,并联系大型设备维保单位派人现场保障。安排专业技术人员对各会议室内的投影设备每季度保养一次,随时发生故障随时解决。



      


         为了不断与时俱进,服务好校园会议,我们将继续从实际工作入手,依据校园的实际需求,不断加强团队技能、服务质量、硬件设备维保等方面的提升,积极开展精益求精的改善,不断推动公共会议室物业服务便捷化和智能化,为校园师生带来更好的会议服务体验

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